Secara umum siklus pengelolaan dan penggunaan obat di rumah sakit

1. Pemilihan obat (Selection)
Pemilihan obat adalah proses yang melukiskan obat apa saja yang harus tersedia, pemilihan ini harus dibuat berdasarkan penyakit yang ada dan karakteristik pasien.
Kriteria seleksi obat ialah :
1. Relevance to the pattern of prevalent diseases
2. Proven efficacy and safety
3. Evidence of performance in a variety settings
4. Adequate quality including bioavailability and stability
5. Favorable cost-benefit ratio in terms of the total treatment cost
6. Preference for drugs that are well known, with good pharmacokinetic properties and possibilities for local manufacture
7. Single compound (Quick, page 124, 1997)

Permasalahan yang yang timbul pada tahap ini yaitu :
- Variasi jenis obat yang berlebihan dan tidak perlu dalam persediaan,
obat yang memiliki fungsi sama dan distribusi yang sulit.
- Produk obat mahal yang tidak perlu yang mungkin dapat diganti
dengan alternatif lain, obat yang lebih efektif dan lebih murah.
- Ketidaksesuaian produk obat yang secara klinis belum terbukti daya
gunanya untuk suatu pengobatan/terapi dan kombinasi obat yang tidak sesuai
- Pembelian jumlah obat yang tidak sesuai
(Summers, 1997)

2. Pengadaan obat (Procurement)
Pengadaan adalah suatu yang proses siklus yang meliputi yang urutan langkah-langkah sebagai berikut :
Menentukan jumlah yang diperlukan, menentukan kembali kebutuhan obat dan dana yang harus dianggarkan, memilih metode pengadaan, memilih para suplier, kontrak, monitor status pemesanan, penerimaan dan pengecekan obat, membayar para suplier, distribusi obat, Informasi penggunaan obat, review pemilihan obat

Permasalahan yang sering timbul pada tahap ini yaitu :
- Para suplier obat tidak dapat dipercaya atau merubah kondisi tidak
sesuai kontrak, mengirimkan produk di bawah standard, atau barang-barang yang hampir
mencapai tanggal kadaluwarsa
- Mutu Obat kurang karena tidak ada monitoring pembelian. Tidak ada pengawasan di gudang,
pengangkutan barang dan kondisi-kondisi gudang/penyimpanan
- Ketiadaan dana membatasi pengadaan obat dan pasien
terpaksa membeli obat dengan harga yang tinggi
(Summers, 1997)

3. Distribusi (Distribution)
Distribusi adalah suatu proses siklus, mengulangi urutan aktivitas yang sama secara teratur untuk memastikan apakah persediaan obat berjalan baik ke rumah sakit. Aktivitas yang berikut meliputi :
pengadaan obat, tanda terima dan pemeriksaan, gudang / penyimpanan, ordering / requisitioning, distribusi, dispensing pasien, pelaporan obat yang sudah dikonsumsi.

Ada empat elemen penting dalam pendistribusian dirumah sakit :
1. System design
2. Information system ( Inventory control, records, forms, consumption reports, information flow)
3. Storage ( Selection, building design, materials handling system, order picking
4. Delivery ( Collection versus delivery, choice of transport, vehicle procurement, vehicle maintenance, routing and sheduling of delivery)
(Quick, page 316, 1997)

Permasalahan yang sering timbul pada tahap ini yaitu :
- Pengendalian persediaan yang lemah/buruk, termasuk pengumpulan terlalu banyak
informasi tetapi terlalu sedikit yang digunakan, kemungkinan salah penggunaan angka-angka
statistik demografi atau pencatatan pembukuan
- Barang rusak disebabkan oleh gudang tidak tertata baik, sesak atau tidak adanya pengatur
suhu /kelembaban dan kendali hama.
- Keamanan gudang kurang sehingga rawan akan pencurian.
- Pengiriman lambat dan peningkatan biaya karena jadwal pengangkutan tidak tertata dan
perawatan yang buruk
- Koordinasi yang buruk, barang-barang yang diperlukan di suatu
bagian mungkin membawa kotoran/debu dari tempat lain, keberadaannya tidak diketahui
atau tidak adanya mekanisme pemindahan yang baik. (Summers, 1997)

4. Penggunaan obat (Use)
Penggunaan meliputi pemilihan obat yang tepat untuk pasien yang sesuai, informasi untuk pasien, aturan pemakaian yang jelas dan pemantauan penggunaan obat oleh pasien.
(WHO,1993)

Permasalahan yang sering timbul pada tahap ini yaitu :
- Pemberian label yang mungkin belum jelas atau tidak dipahami oleh pasien.
- Jumlah tidak sesuai saat dispensing
- Ketidakseragaman peresepan dokter dan banyaknya jenis obat yang beredar membuat
penggunaan berlebihan
- Instruksi pemakaian atau jadwal dosis tak realistis.
(Summers, 1997)

Pendanaan obat (drug Financing)
Suatu cara penting untuk menilai biaya-biaya dalam menjalankan suatu sistem logistik. Pengetahuan tentang biaya-biaya dari tiap unit berfungsi untuk mengetahui sistem persediaan sehingga dapat menekan pengeluaran akan obat sesuai dengan asas efektivitas.

Kebijakan pengelolaan obat
Suatu tindakan/prosedur yang berlaku didalam suatu perusahaan mengadopsi dari suatu tindakan yang diberlakukan pemerintah atau menyesuaikan diri serta mempertimbangkan berkenaan dengan suatu kebijaksanaan atau kelayakan dalam suatu perusahaan.
Kebijakan pengelolaan obat ini diberlakukan untuk mencegah salah pengertian diantara seluruh staf medik, adalah penting menetapkan berbagai kebijakan untuk pengendalian penggunaan obat di rumah sakit. Kebijakan tersebut harus luas dan harus dikaji secara berkala guna memastikan kemuktahirannya.

Formularium
Formularium adalah himpunan obat yang disesuaikan dengan standart terapi yang berlaku di rumah sakit. standart terapi ini sangat berguna untuk digunakan sebagai cara untuk rasionalitas penggunaan obat.

Non Formularium
Obat non formularium adalah obat yang digunakan jika kebutuhan individu atau penderita tertentu yang tidak dapat dipenuhi oleh penggunaan obat formularium.